Le suivi des clés consiste à connaître, à tout moment, l'état de chaque trousseau : disponible, emprunté, en retard ou réservé, avec le nom du détenteur et la date de retour. Le cahier ou Excel donnent une photo figée ; un logiciel pour les clés met à jour la gestion des clés dès qu'un agent confie ou récupère un lot.
Ce que le suivi des clés doit répondre en moins d'une minute
- Qui a les clés de tel bien ou de telle adresse ?
- Quels trousseaux doivent revenir aujourd'hui ou sont déjà en retard ?
- Quel était le dernier emprunteur si une clé manque au retour ?
- Combien de sorties sur un mandat depuis le début de l'année ?
Gestion des clés : au-delà de la liste des trousseaux
La gestion des clés structure le parc (références, crochets, biens associés). Le suivi des clés anime ce parc : chaque mouvement est daté, attribué à un utilisateur interne et, côté métier, rattaché à un emprunteur. Sans cet historique, le logiciel pour les clés n'est qu'un inventaire.
Fonctions minimales d'un logiciel pour les clés
- Tableau numérique calqué sur le mur de crochets.
- Flux confier, récupérer, prolonger et réserver.
- Vue des retards et relances pour le suivi des clés au quotidien.
- Recherche par adresse, référence ou contact.
- Option clé NFC / trousseau NFC pour identifier sans feuilleter une liste.
Keyko est conçu pour ce périmètre immobilier : pas d'armoire obligatoire, isolation par agence, journal d'activité sur chaque mouvement.
