La gestion des clés, enfin sous contrôle.

Un logiciel de gestion des clés est un registre numérique qui recense chaque trousseau, son emplacement et son statut. Il remplace le cahier de sorties ou le fichier Excel : chaque prêt, chaque retour et chaque réservation y sont enregistrés. Dans une agence immobilière ou chez un syndic, il permet de savoir à tout moment quel trousseau est disponible, qui détient celui qui manque et quand il doit revenir, avec l'historique complet des mouvements.

Avec Keyko, chaque trousseau possède une fiche qui affiche son statut et, s'il est sorti, le nom de son détenteur et la date de retour prévue. Il suffit de rechercher le trousseau par sa référence, l'adresse du bien ou le nom de l'emprunteur, ou de l'identifier directement grâce à son identifiant. Le tableau à clés numérique montre aussi d'un coup d'œil tous les crochets vides et les trousseaux en retard.

Une bonne gestion des clés en agence repose sur trois règles : chaque trousseau a une place fixe sur le tableau, chaque sortie est enregistrée avec un détenteur et une date de retour, et les retards sont suivis. Keyko applique ces règles sans changer vos habitudes : le tableau physique reste en place, et son reflet numérique trace les visites, les états des lieux et les interventions d'artisans.

Le cahier de prêt enregistre une sortie mais ne suit pas le retour. Pour le remplacer, Keyko reproduit votre tableau à clés crochet par crochet, associe chaque trousseau à son bien, puis enregistre les remises et restitutions en quelques secondes. Les informations deviennent consultables, datées et faciles à retrouver. L'équipe Keyko accompagne la reprise de l'existant pour que le registre numérique soit opérationnel sans repartir de zéro.

Non. Keyko fonctionne avec le tableau à clés que vous utilisez déjà. Il n'y a pas d'armoire à installer ni de réorganisation du bureau : les trousseaux restent sur leurs crochets et Keyko en crée le reflet numérique. L'identification rapide repose sur un identifiant associé à chaque trousseau, ce qui évite l'équipement spécifique et les travaux qu'impose généralement une armoire connectée.

Oui. Les syndics gèrent des passes généraux et des clés de locaux techniques, de chaufferie ou de local poubelles, confiés régulièrement à des prestataires. Keyko associe chaque trousseau à sa copropriété, enregistre à qui il est remis et pour quelle intervention, et signale les retours en retard. Le gestionnaire retrouve en quelques secondes l'historique des remises d'un immeuble, sans solliciter le reste de l'équipe.

Au moment de la remise, enregistrez l'artisan comme emprunteur, le trousseau concerné et la date de retour prévue. Keyko affiche alors le trousseau comme emprunté sur le tableau, avec le nom du plombier ou de l'électricien et l'échéance. Si la date passe sans restitution, le trousseau apparaît en retard et l'artisan peut être relancé. À son retour, une recherche ou un scan suffit pour clôturer le prêt.

Un identifiant NFC est associé à chaque trousseau, par exemple sur son porte-clés. Lorsqu'il est lu, Keyko ouvre directement la fiche correspondante : référence, crochet, bien associé, statut et détenteur. Le formulaire adapté s'affiche ensuite : remise si le trousseau est disponible, restitution s'il est emprunté. Vous n'avez plus à chercher le trousseau dans une liste, ce qui évite les erreurs entre deux références proches.

Oui, un trousseau peut être réservé pour une date précise, par exemple pour une visite prévue le lendemain ou un état des lieux de sortie. La réservation apparaît sur le tableau numérique et sur la fiche du trousseau, ce qui évite de le confier à quelqu'un d'autre entre-temps. Le jour venu, il suffit d'enregistrer la remise au collaborateur ou au prestataire concerné.

Oui. Chaque mouvement est rattaché au trousseau : remise, restitution, prolongation et réservation, avec la date, l'heure et l'emprunteur. Vous pouvez ainsi retrouver qui détenait les clés d'un appartement à une date donnée ou reconstituer les interventions d'un prestataire dans une copropriété, sans fouiller dans un cahier. L'historique est consultable depuis la fiche de chaque trousseau.